إذا كنت تدير شركتك الخاصة، قد تعاني من زيادة التكاليف بسرعة غير متوقعة، غير أن الموازنة بين إيرادات ومصروفات الشركة سيساهم في إدارة النفقات بكفاءة، وخاصة مع نمو حجم الأعمال، حيث يصبح من الصعب متابعة كافة التكاليف. ولمساعدتك في تحقيق التوازن المالي وضبط جميع نفقاتك، ننصحك بممارسة العادات التالية:
اشتري احتياجات شركتك فقط وليس ما تريده أنت
في الواقع، كلما نما حجم أعمالك، زادت نفقاتك وكذلك حجم ميزانيتك التي تزيد معها احتمالية عدم التفكير عند شراء الخدمات والمنتجات لشركتك، غير أن زيادة الميزانية لا تعني شراء أي شيء ترغب في الحصول عليه دون متابعة نفقاتك، بل تتطلب القيام بإدارة نفقاتك بحكمة للحفاظ على أموالك وزيادة مدخراتك الشهرية. لذا، وقبل القيام بشراء أي منتج أو خدمة لشركتك، إسأل نفسك أولًا، "هل أنا بحاجة إليه؟ أو هل هناك خدمة مماثلة بتكلفة أقل يمكنني الحصول عليها؟" فعلى سبيل المثال، يمكنك إنشاء موقع إلكتروني خاص بشركتك بتكلفة أقل وبنفس المزايا والخدمات التي يتيحها لك موقع آخر بتصميم مختلف ولكن بتكلفة أعلى. ورغم أن ذلك لا يعني ضرورة تخفيض تكاليف جميع الخدمات التي تحصل عليها، إلا أنه سيساعدك على توفير المال اللازم لتغطية مشترياتك الأساسية أو الطارئة في المستقبل.
راجع نفقاتك الشهرية
من أسهل الطرق التي يمكنك إتباعها لمتابعة نفقاتك والتحكم في مصروفاتك لتجنب زيادة التكاليف هي مراجعة نفقات شركتك شهريًا، فهي تتيح لك إمكانية متابعة النفقات باستمرار حتى لو لم تكن تديرها بشكل مباشر. وعند إجراء المراجعة، انتبه جيدًا لنوعية المشتريات التي تحصل عليها لأنك قد تتفاجأ في إحدى المرات بقيد بعض المصروفات الخاصة بمنتجات وخدمات لم تعد تستخدمها. بالإضافة إلى ذلك، ستمكنك المراجعة المستمرة من تقدير حجم الإنفاق الشهري لشركتك مقارنة بحجم إنفاق الشركات الأخرى العاملة في نفس المجال.
احصل على العروض المناسبة لاحتياجاتك
يقوم الموردون عادة بتقديم العروض والتخفيضات الموسمية، أو عند شراء كميات كبيرة من السلع والبضائع ولا يتم الإعلان عنها غالبًا، لذا احرص على الاستفسار عن الخصومات المقدمة من التجار قبل الشراء. كما يمكنك الاستفادة من ميزة الاشتراك السنوي في الخدمات التي تستخدمها لفترات طويلة لأنك عادة ما تحصل على عروض أفضل من تلك التي تقدمها لك الاشتراكات الأسبوعية أو الشهرية. وبالرغم من ذلك، تأكد من احتياج شركتك لتلك الخدمات أو المنتجات لأنك إذا كنت تنفق أموالك للاستفادة من الخصومات فقط، قد ينتهي بك الأمر إلى إهدار المزيد من الأموال عوضًا عن استثمارها في عروض أخرى أكثر ملاءمة لاحتياجاتك.
احصل على الاستشارات المالية
عادة ما يكون الحصول على الاستشارات المالية السديدة بمقابل مادي هو في حد ذاته استثمار جيد لهذه الأموال، لذا، ابدأ بالبحث عن المستشار المالي المناسب لمساعدتك في تلبية احتياجاتك المالية. فمثلًا، إذا كنت في حاجة إلى إعادة صياغة استراتيجية الشركة لتشمل الجزء الخاص بإدارة التكاليف، اطلب مساعدة الخبراء في هذا المجال لتنفيذ تلك المهمة. وتأكد أن قضاء بضع ساعات كل 3 أشهر مع مستشارك المالي أو خبير الضرائب الخاص بك سوف يساعدك في معالجة الأمور المالية المعقدة، وتخفيض قيمة الضرائب، واتخاذ القرارات المالية السليمة. وفي الوقت الذي يبدو فيه الأمر وكأنك ستنفق ثروة طائلة مقابل الحصول على بعض النصائح والاستشارات المالية، ستساعدك في المقابل على توفير الكثير من الأموال وبالتالي زيادة مدخراتك بشكل هائل في المستقبل.
رشِّد نفقاتك
قد تندهش من سهولة تطبيق سياسة ترشيد المصروفات بالشركة دون التأثير على الروح المعنوية لموظفيك، حيث يمكنك استخدام مجموعة من الأساليب التفاعلية مثل عقد ندوة حول مزايا ترشيد الانفاق أو الاستعانة بالبطاقات البنكية للشركات التي تساعدك في تحديد الحد الأقصى للإنفاق. وعند قيامك بإرساء الثقافة الجديدة بالشركة، حافظ على مستويات رضا الموظفين بمكافآت بسيطة مثل منحهم عطلات إضافية أو تحديد أيام معنية لارتداء الملابس غير الرسمية. فمع ترشيد الإنفاق، ستتمكن من إدارة المصروفات التي لم تستطع التحكم بها من قبل.
وختامًا، نود أن نذكرك بأن إدارة الأعمال تتطلب التحلي بالكثير من الصبر واكتساب بعض المهارات الشخصية، فضلًا عن التفاني المستمر بالعمل، وإن نجاح أعمالك قد يشغلك عن متابعة نفقاتك اليومية، وممارسة العادات السليمة للإنفاق ستساعدك على متابعة نفقاتك بغض النظر عن الوضع المالي لشركتك. فقد تندهش من قدرة هذه العادات البسيطة في تنمية حجم أعمالك بشكل كبير، ومع الوقت وممارسة هذه العادات بانتظام، ستتمكن من وضع ميزانيتك بدقة أكثر، تساعدك على توفير الكثير الأموال وتحسين الأداء المالي لشركتك.